Cum comparăm salariile angajaților în intern și extern?

Ghid practic despre Compa-Ratio, echitate internă și competitivitate externă

Una dintre cele mai importante întrebări din zona de Compensații și Beneficii este: „Plătim corect?”

La prima vedere, întrebarea pare simplă. În realitate, răspunsul este mai complex, pentru că un salariu poate fi analizat din cel puțin două perspective diferite:

1. În interiorul organizației - cum este plătit angajatul comparativ cu alți angajați aflați în roluri similare sau la același nivel de job.
2. În exteriorul organizației - cum este plătit angajatul comparativ cu piața salarială relevantă.

Un angajat poate părea bine plătit intern, dar să fie sub piață. Sau poate fi competitiv față de piață, dar să creeze dezechilibre interne. Tocmai de aceea, pentru a avea imaginea completă, comparația salarială trebuie făcută atât din perspectivă de echitate (intern), cât și din perspectivă de competitivitate (extern).

Indicatorul cel mai folosit pentru această analiză este Indicele Comparativ, cunoscut în literatura de Compensații și Beneficii și sub numele de Compa-Ratio, Comparative Ratio, Comparative Index sau, pe scurt, CR.

Ce este Indicele Comparativ sau Compa-Ratio?

Indicele Comparativ este raportul dintre valoarea salarială încasată de un angajat și o valoare de referință.

Formula de bază este:

Indice Comparativ (CR) = Valoarea încasată de angajat / Valoarea de referință

Rezultatul este exprimat de obicei ca procent.

De exemplu:

• dacă rezultatul este 100%, angajatul este exact la valoarea de referință;
• dacă rezultatul este 120%, angajatul este cu 20% peste valoarea de referință;
• dacă rezultatul este 80%, angajatul este cu 20% sub valoarea de referință.

Acest indicator poate fi calculat pentru mai multe elemente de recompensare:

• salariu fix;
• venit fix anual;
• total cash;
• venit total;
• bonus;
• beneficii;
• pachet total de recompensare.

Important este ca, atunci când facem comparația, să comparăm același tip de element salarial.

Nu comparăm salariul fix al unui angajat cu total cash-ul din piață. Nu comparăm venitul lunar cu un reper anual. Nu comparăm salariul brut cu salariul net. Comparația trebuie să fie făcută pe aceeași bază. Mere cu mere, cum se spune. Din acest capitol, este și comparația unor agregate salariale interne cu agregate din studiile salariale. Asigură-te ca înțelegi terminologia și că știi ce a inclus furnizorul de studii în agregatele pe care le folosești.

De ce este important Compa-Ratio?

Compa-Ratio este unul dintre cei mai utili indicatori în analiza salarială deoarece traduce o valoare absolută într-un reper ușor de interpretat.

Să spunem că un angajat câștigă 12.000 lei brut pe lună. Este mult sau puțin?

Răspunsul este: depinde.

Depinde de:

• rol;
• nivelul jobului;
• piața salarială;
• industria companiei;
• locație;
• senioritate;
• performanță;
• nivelul intern al poziției;
• politica salarială a organizației;
• bugetul disponibil;
• raritatea competențelor.

Un salariu de 12.000 lei poate fi foarte competitiv pentru un rol și sub piață pentru alt rol. De aceea avem nevoie de un indicator care să pună salariul în context.

Compa-Ratio ne ajută să răspundem la întrebări precum:

• Angajatul este plătit peste sau sub reperul intern?
• Angajatul este plătit peste sau sub piață?
• Care sunt angajații aflați sub nivelul dorit?
• Unde avem risc de atriție?
• Unde avem dezechilibre interne?
• Ce populații sunt plătite peste politica salarială?
• Cât de bine este implementată politica de Comp & Ben?
• Ce buget este necesar pentru ajustări salariale?

În practică, Indicele Comparativ este folosit în două contexte principale:

1. Echitate internă
2. Competitivitate externă

Aceste două analize răspund la întrebări diferite.

1. Echitate internă

Cum este plătit angajatul față de colegii din organizație?

Echitatea internă se referă la modul în care un angajat este plătit comparativ cu alți angajați care ocupă roluri similare sau roluri evaluate la același nivel de complexitate.

În acest caz, valoarea de referință poate fi:

• mediana internă a grupului comparabil;
• media internă;
• mijlocul benzii salariale;
• un reper intern stabilit prin politica salarială.

Cea mai utilizată variantă este compararea cu mediana internă sau cu mijlocul benzii salariale. În contextul directivei europene de transparentizare, comparația relevantă este cu media și mediana.

Exemplu: Compa-Ratio pentru echitate internă

Să presupunem că avem un angajat, Popescu, care ocupă rolul de Specialist Financiar.

Popescu are un venit fix lunar brut de:

12.000 lei

În companie mai există 29 de angajați în roluri similare sau în roluri evaluate la același nivel de job. Așadar, grupul de comparație are 30 de angajați, inclusiv Popescu.

Pentru a calcula indicele de echitate internă, avem nevoie de valoarea de referință. În acest exemplu, folosim mediana internă a venitului fix pentru grupul de angajați comparabili.

Să presupunem că mediana internă este:

10.000 lei

Formula este:

Indice Comparativ de Echitate Internă = Venitul fix al angajatului / Mediana internă

Aplicăm formula:

12.000 / 10.000 = 1,20 = 120%

Interpretare:

Popescu este plătit la 120% față de mediana internă a grupului său comparabil.

Cu alte cuvinte, Popescu este cu 20% peste reperul intern.

Cum interpretăm rezultatul?

La prima vedere, putem spune că Popescu este bine plătit intern. El câștigă mai mult decât valoarea mediană a colegilor din același grup de referință.

Dar acest rezultat nu este suficient pentru o concluzie finală.

Trebuie să înțelegem și de ce este peste mediana internă.

Diferența poate fi justificată dacă Popescu are:

• performanță individuală ridicată;
• competențe rare;
• certificări relevante;
• experiență semnificativă;
• vechime mare pe rol;
• responsabilități suplimentare;
• contribuție critică în business;
• rol de mentor pentru colegi;
• risc ridicat de retenție.

Dar diferența poate fi problematică dacă nu există o justificare obiectivă.

De exemplu, dacă Popescu este plătit cu 20% peste colegi doar pentru că a negociat mai bine la angajare sau pentru că a venit într-un moment în care piața era tensionată, organizația poate avea o problemă de echitate internă.

2. Competitivitate externă

Cum este plătit angajatul față de piață?

Competitivitatea externă se referă la modul în care salariul (sau elementul salarial) unui angajat se poziționează față de datele salariale din piață.

Pentru această analiză avem nevoie de un studiu salarial relevant.

Acesta poate fi furnizat de companii specializate în studii salariale sau poate fi construit pe baza unor date de piață credibile. În mod ideal, studiul salarial trebuie să fie:

• actual;
• relevant pentru industrie;
• relevant pentru locație;
  
• bazat pe metodologie clară;
• suficient de granular pe joburi și niveluri;
  
• cu eșantion relevant;
• control asupra datelor care intră în studiu;

Vom dedica un articol studiilor salariale.

Înainte de calcul, compania trebuie să facă un pas foarte important: maparea joburilor interne pe metodologia furnizorului de date salariale.

De ce este importantă maparea joburilor?

Nu este suficient să comparăm titluri de job.

Un „HR Manager” într-o companie poate gestiona o echipă de 15 oameni și un buget regional, cu responsabilitate pe toate ariile de HR. În altă companie, același titlu poate desemna o persoană responsabilă doar de administrarea de personal într-o locație mică.

Titlul este același, dar valoarea jobului poate fi complet diferită.

O mapare greșită poate duce la concluzii greșite. Dacă mapăm un rol intern de nivel mediu pe un job de piață de nivel senior, vom crede că angajatul este subplătit. Dacă îl mapăm pe un nivel prea mic, vom crede că este plătit prea mult.

Ce valoare din studiul salarial folosim?

Odată ce avem jobul mapat în studiul salarial, trebuie să alegem valoarea de referință.

De obicei, studiile salariale oferă mai multe repere statistice:

• percentila 10;
• percentila 25;
• mediana (percentila 50)
• percentila 75;
• percentila 90;
• media;
• alte repere la cerere

Alegerea valorii de referință este o decizie de business și o decizie de capacitate de plată.

Pentru companiile care fac pentru prima dată o analiză de competitivitate externă, o recomandare bună este să înceapă cu mediana pieței.

Mediana este un reper echilibrat. Arată punctul în care 50% dintre observații sunt sub valoare și 50% sunt peste valoare. Este mijloc pieței.

Exemplu: Compa-Ratio pentru competitivitate externă

Continuăm exemplul cu Popescu.

Venitul fix lunar brut al lui Popescu este:

12.000 lei

După maparea jobului în studiul salarial, aflăm că mediana pieței pentru rolul său este:

16.000 lei

Formula este:

Indice Comparativ de Competitivitate Externă = Venitul fix al angajatului / Valoarea de referință din piață

Aplicăm formula:

12.000 / 16.000 = 0,75 = 75%

Interpretare:

Popescu este plătit la 75% față de mediana pieței.

Cu alte cuvinte, Popescu este cu 25% sub reperul extern.

De ce trebuie să comparăm și intern, și extern?

Exemplul cu Popescu arată foarte bine de ce o singură analiză poate fi înșelătoare.

Intern, Popescu este la:

120% față de mediana internă

Extern, Popescu este la:

75% față de mediana pieței

Dacă ne uităm doar intern, concluzia poate fi:

„Popescu este bine plătit. Este peste colegii săi.”

Dacă ne uităm extern, concluzia se schimbă:

„Popescu este sub piață. Avem risc de plecare”

Ambele concluzii sunt adevărate, dar incomplete dacă sunt analizate separat.

Imaginea completă este aceasta:

Popescu este plătit peste colegii săi din companie, dar compania, per ansamblu, pare să fie sub piață pentru acel tip de rol.

Această situație poate indica o problemă mai largă: nu neapărat că Popescu este plătit prea mult, ci că grupul intern de referință este plătit sub piață.

Matrice de interpretare: intern vs extern

Pentru a înțelege mai bine rezultatele, putem folosi o matrice simplă.

1. Peste intern și peste extern

Angajatul este plătit peste colegii comparabili și peste piață.

Posibile interpretări:

• angajat critic;
• performanță foarte ridicată;
• competențe rare;
• poziționare salarială agresivă;
• posibil risc de cost excesiv;
• posibil dezechilibru intern dacă nu există justificare.

2. Peste intern, dar sub extern

Angajatul este plătit mai bine decât colegii interni, dar sub piață.

Posibile interpretări:

• compania este sub piață pentru acel rol;
• angajatul pare bine plătit doar pentru că reperul intern este scăzut;
• există risc de plecare;
• poate fi nevoie de o ajustare la nivel de grup, nu doar individual.

3. Sub intern, dar peste extern

Angajatul este plătit sub colegii interni, dar peste piață.

Posibile interpretări:

• compania plătește foarte competitiv acel grup;
• pot exista dezechilibre interne;
• colegii comparabili pot fi supra-plătiți;
• angajatul poate percepe inechitate internă, chiar dacă este peste piață.

4. Sub intern și sub extern

Angajatul este plătit sub colegii interni și sub piață.

Posibile interpretări:

• risc ridicat de plecare;
• posibilă problemă de echitate;
• posibilă întârziere în ajustări salariale;
• potențială discriminare indirectă dacă situația afectează disproporționat anumite grupuri.
• posibil low performer / în dezvoltare

Tipuri de Compa-Ratio

1. Compa-Ratio individual

Primul nivel de analiză este cel individual.

Formula este:

CR individual = Valoarea încasată de angajat / Valoarea de referință

Exemplu:

Un angajat are salariul fix de 9.500 lei. Mijlocul benzii salariale pentru nivelul său este 10.000 lei.

CR individual = 9.500 / 10.000 = 95%

Interpretare:

Angajatul este la 95% din mijlocul benzii. Este ușor sub referință, dar poate fi o poziționare normală dacă este nou pe rol, încă în dezvoltare sau recent promovat.

2. Compa-Ratio de grup

Compa-Ratio poate fi calculat și la nivel de grup.

Formula este:

CR de grup = Suma valorilor încasate de angajații din grup / Suma valorilor de referință ale angajaților din grup

Acest indicator ne arată cum este poziționat un grup în raport cu valorile sale de referință.

Poate fi calculat pentru:

• întreaga organizație;
• un departament;
• o funcțiune;
• o familie de joburi;
• un nivel de job;
• o locație;
• o populație critică;
• un grup de angajați eligibili pentru bonus;
• femei versus bărbați;
• angajați noi versus angajați existenți;
• top performers versus restul populației.

Exemplu: CR de grup

Să presupunem că avem un grup de 4 angajați.

Suma salariilor actuale:

9.000 + 10.500 + 11.000 + 13.000 = 43.500

Suma valorilor de referință:

10.000 + 10.000 + 12.000 + 12.000 = 44.000

CR de grup:

43.500 / 44.000 = 0,989 = 98,9%

Interpretare:

Grupul este foarte aproape de valoarea de referință agregată. Per total, politica salarială pare implementată relativ bine pentru acest grup.

Dar atenție: CR-ul de grup poate ascunde diferențe individuale mari.

3. CR mediu

Un alt indicator util este CR-ul mediu.

Formula este:

CR mediu = Suma CR-urilor individuale / Numărul de angajați din grup

Folosind exemplul anterior:

CR mediu:

(90% + 105% + 91,7% + 108,3%) / 4 = 98,75%

Interpretare:

CR-ul mediu este 98,75%, foarte apropiat de CR-ul de grup din exemplul anterior.

Dar cele două nu sunt întotdeauna identice, mai ales în grupuri mari, cu valori de referință foarte diferite.

CR de grup versus CR mediu: care este diferența?

Deși par similare, cele două formule răspund la întrebări ușor diferite.

CR de grup

CR-ul de grup compară totalul salariilor reale cu totalul valorilor de referință.

Este util pentru întrebări de tip bugetar:

„Cât de aproape este masa salarială a grupului de reperul nostru total?”

CR mediu

CR-ul mediu calculează media poziționărilor individuale.

Este util pentru întrebări de distribuție:

„Cum sunt poziționați, în medie, angajații din acest grup față de reperele lor?”

În analiza de pay este util să le calculăm pe ambele, mai ales când grupul conține joburi cu niveluri salariale foarte diferite.

Ce factori pot influența Compa-Ratio?

Un CR peste sau sub referință nu este automat bun sau rău. Trebuie interpretat în context.

Factorii care pot explica diferențele includ:

1. Vechimea în organizație

Angajații cu vechime mai mare pot avea salarii mai ridicate datorită ajustărilor succesive. Totuși, vechimea nu ar trebui să fie singurul criteriu de diferențiere.

2. Vechimea pe poziție

Un angajat nou promovat poate fi poziționat sub mediana rolului, cu plan de creștere graduală. Un angajat matur pe rol poate fi aproape de mijlocul benzii sau peste.

3. Performanța individuală

Performanța susținută poate justifica o poziționare mai ridicată, dar doar dacă există un sistem coerent de evaluare a performanței corelat cu o politică de creșteri de merit.

4. Skilluri și calificări

Certificările, competențele tehnice rare sau expertiza critică pot influența salariul.

5. Piața muncii

Unele roluri sunt afectate de presiuni puternice de piață. De exemplu, anumite poziții din IT, data analytics, cybersecurity, inginerie sau vânzări specializate pot avea variații importante.

6. Industria

Aceeași poziție poate fi plătită diferit în industrii diferite. Un finance analyst într-o companie de producție poate avea alt nivel de piață decât un finance analyst într-o companie de tehnologie sau servicii financiare.

7. Locația

Diferențele între București, orașe regionale, zone industriale sau piețe internaționale pot fi semnificative.

8. Departamentul sau funcțiunea

Unele funcțiuni pot avea politici salariale diferite, în funcție de raritatea competențelor și impactul în business.

9. Anomalii de piață

Uneori piața se mișcă mai repede decât structurile interne. Dacă o companie angajează într-o perioadă cu deficit de candidați, noii angajați pot intra la salarii mai mari decât angajații existenți. Acesta este unul dintre cele mai frecvente motive pentru apariția inechităților interne.

Ce intervale de interpretare putem folosi?

Nu există o regulă universală, dar în multe organizații se folosesc praguri orientative.

De exemplu:

Aceste praguri trebuie adaptate în funcție de politica salarială a companiei.

Într-o organizație cu benzi salariale largi, un CR de 85% poate fi perfect normal pentru un angajat nou pe rol. Într-o organizație cu benzi mai înguste, același CR poate semnala o problemă.

Greșeli frecvente în compararea salariilor

1. Comparăm joburi doar după titlu

Aceasta este probabil cea mai comună greșeală. Titlul nu este suficient. Trebuie analizat nivelul real al jobului.

2. Comparăm salarii brute cu salarii nete

Datele trebuie standardizate. În România, analizele se fac de regulă pe valori brute anual.

3. Comparăm venituri cu perioade de referințe diferite

Trebuie aleasă aceeași perioadă de referință. Dacă folosim venit anual, toate valorile trebuie anualizate.

4. Amestecăm tipurile de plăți

Salariul fix, total cash-ul și venitul total sunt indicatori diferiți. 

5. Folosim media în loc de mediană fără să verificăm distribuția

Media poate fi influențată de valori extreme. Mediana este de multe ori un reper mai stabil.

6. Folosim studii salariale fără mapare corectă

Un studiu salarial este valoros doar dacă joburile sunt mapate corect în studiu.

7. Tragem concluzii fără segmentare

Un CR la nivel de companie poate ascunde probleme pe departamente, niveluri, roluri sau categorii de angajați.

8. Calculăm indicatorii, dar nu luăm decizii

Analiza salarială nu trebuie să fie doar un exercițiu de raportare. Ea trebuie să ducă la priorități, bugete și acțiuni.

Cum folosim Compa-Ratio în deciziile salariale?

Compa-Ratio poate fi folosit în mai multe procese de HR și business.

1. Revizuiri salariale anuale

În perioada de salary review, CR-ul ajută la prioritizarea ajustărilor. De exemplu, un angajat cu performanță bună și CR de 82% poate fi prioritar față de un angajat cu performanță similară și CR de 106%.

2. Promovări

După promovare, CR-ul poate arăta dacă angajatul este poziționat corect în noul nivel de job.

3. Recrutare

În recrutare, datele de piață și CR-ul ajută la stabilirea intervalelor salariale realiste.

4. Retenție

Angajații critici cu CR sub piață pot reprezenta un risc de retenție.

5. Pay equity

CR-ul poate fi folosit pentru analiza diferențelor salariale între grupuri, inclusiv femei și bărbați, angajați noi și angajați existenți sau diferite categorii de populație. Atenție: este folosit ca instrument de analiză, CR nu se raportează.

6. Bugetare

CR-ul de grup ajută la estimarea costului necesar pentru alinierea la o politică salarială.

Exemplu extins: analiză pe 5 angajați

Să presupunem că avem 5 angajați din aceeași familie de joburi.

Ce observăm?

Intern, unii angajați par bine poziționați. Popescu este la 120%, Marin la 140%, Georgescu la 105%. Din punct de vedere echitate, compania are o serie de probleme inclusiv cu risc crescut din punct de vedere legal. Diferențele interne trebuie analizate.

Extern, însă, toți sunt sub mediana pieței.

Aceasta indică o problemă de competitivitate externă la nivel de grup. Compania nu are doar cazuri individuale de ajustat, ci probabil o politică salarială sub piață pentru această familie de joburi.

Acțiunea corectă nu este neapărat să îl ajustăm doar pe Popescu. Trebuie analizat întregul grup, stabilită o țintă de poziționare și construit un plan gradual de corecție.

Ce facem când rezultatele arată probleme?

După calcularea indicatorilor, organizația trebuie să decidă ce acțiuni ia.

Pașii recomandați sunt:

1. Validăm datele

Înainte de orice concluzie, verificăm:

• salariile introduse;
• elementele incluse în analiză;
• perioada de referință;
• normele de lucru;
• contractele part-time;
• bonusurile;
• conversiile valutare;
• maparea joburilor;
• nivelurile interne.

2. Segmentăm populația

Analiza generală este utilă, dar nu suficientă. Trebuie să analizăm pe:

• job family;
• nivel;
• departament;
• locație;
• manager;
• gen;
• vechime;
• performanță;
• criticitatea rolului.

3. Identificăm diferențele nejustificate

Nu orice diferență este o problemă. Problema apare atunci când diferența nu poate fi explicată prin criterii obiective.

4. Prioritizăm cazurile

Bugetele sunt rareori suficiente pentru corectarea tuturor diferențelor imediat. De multe ori, corectarea sau alinierea la piață poate presupune 2-3 cicluri de creșteri salariale.

Prioritizarea poate ține cont de:

• mărimea diferenței;
• risc de retenție;
• impact în business;
• performanță;
• risc legal;
• risc de echitate internă;
• populații critice.

5. Construim scenarii de buget

Analiza salarială bună presupune calcule iterative.

De exemplu:

• Ce buget ne trebuie ca toți angajații să ajungă la minimum 85% din piață?
• Ce buget ne trebuie pentru a corecta diferențele interne mai mari de 15%?
• Ce buget ne trebuie pentru a aduce top performerii la minimum 95% dar la 105% din referință?
• Ce buget ne trebuie pentru a corecta diferențele nejustificate între femei și bărbați?
• Ce impact are o creștere de 5% aplicată diferențiat în funcție de CR și performanță?

6. Implementăm ajustările etapizat

Corecțiile salariale pot fi făcute:

• imediat;
• în două sau trei etape;
• la următorul salary review;
• prin bugete dedicate de equity adjustment;
• prin bugete diferențiate pe populații critice.

De ce automatizarea ajută enorm

Analiza de recompensare implică multe date și multe scenarii. Manual, procesul devine rapid dificil, mai ales în organizațiile cu sute sau mii de angajați.

Un model automatizat poate calcula rapid:

• CR individual;
• CR intern;
• CR extern;
• CR de grup;
• CR mediu;
• diferențe față de bandă;
• diferențe față de piață;
• poziționare în quartile;
• costul ajustărilor;
• impactul bugetar;
• diferențe între grupuri;
• scenarii de salary review.

Automatizarea nu înlocuiește decizia de business, dar oferă o bază mult mai clară pentru ea.

În loc să luăm decizii pe baza impresiilor, putem lua decizii pe baza datelor.

Concluzie: un salariu nu poate fi evaluat corect fără context

Compa-Ratio este un indicator simplu, dar extrem de puternic.

El ne ajută să înțelegem dacă un angajat este plătit sub, la nivelul sau peste un reper salarial relevant. Dar valoarea indicatorului depinde de calitatea comparației.

Pentru o analiză corectă, trebuie să știm:

• ce element salarial comparăm;
• care este grupul intern relevant;
• care este valoarea externă de referință;
• cum au fost mapate joburile;
• ce politică salarială are compania;
• ce factori justifică diferențele;
• ce buget avem pentru corecții;
• ce riscuri vrem să reducem.

Cel mai important lucru este acesta:

Nu putem spune dacă un salariu este bun sau rău doar uitându-ne la suma în sine. Trebuie să îl comparăm cu un reper relevant.

Iar comparația trebuie făcută în ambele direcții: intern și extern.

Doar așa putem înțelege dacă plătim echitabil, competitiv și sustenabil.